Monitorovanie e-mailov zamestnancov

Monitorovanie a kontrola elektronickej pošty zamestnancov zo strany zamestnávateľa t. j. e-mailových účtov zriadených zamestnávateľom, je už pár rokov diskutovanou problematikou nielen na Slovensku, a to z dôvodu čoraz vyššieho využívania elektronickej pošty a internetu.

Na jednej strane zamestnávatelia tvrdia – ide o naše počítačové a sieťové zariadenia, sú určené k výkonu prác pre nás, tak máme právo na ich monitoring, aby naši zamestnanci nepoškodzovali naše dobré meno a nevynášali dôverné informácie a na druhej strane zamestnanci hovoria o jednoznačnom zásahu do ich základných práv a slobôd, predovšetkým práva na súkromie. Uvedený problém sa už rozoberal aj na pôde Rady Európy a Európskeho súdu pre ľudské práva. Na koho strane je teda pravda a v čom spočíva podstata problému?

Prečo chcú zamestnávatelia kontrolovať e-maily zamestnancov a čo na tom zamestnancom vadí?

Väčšina zamestnávateľov, ktorí majú záujem na kontrolovaní elektronickej pošty svojich zamestnancov odôvodňuje záujem na tejto činnosti svojimi kontrolnými oprávneniami, a teda, či zamestnanci využívajú pracovný čas na prácu, a či využívajú zverené prostriedky, t. j. hardwarové a softwarové vybavenie zamestnávateľa k pracovným alebo súkromným účelom.

Rozposielaním resp. preposielaním mailov, ktorých obsah je v rozpore so zásadami slušnosti a etiky, môže dôjsť aj k poškodeniu dobrého mena zamestnávateľa, keďže ďalším preposielaním takýchto správ dochádza k spájaniu obsahu správy s e-mailovou adresou odosielateľa, ktorá môže obsahovať aj označenie zamestnávateľa.

V neposlednom rade môže zamestnanec prostredníctvom elektronickej pošty vyzrádzať skutočnosti tvoriace predmet obchodného tajomstva, alebo poškodzovať dobré meno iných osôb, či porušovať práva iných osôb na ochranu osobných údajov.

Z radov zamestnávateľov sa ozývajú aj názory, že ak ich majú právne úkony povereného zamestnanca zaväzovať, majú mať právo na kontrolu týchto úkonov, čo zahŕňa aj kontrolu elektronickej pošty, ktorou sa tieto úkony realizujú resp. dojednávajú. Tiež vznikajú otázky v súvislosti s práceneschopnosťou resp. dovolenkou zamestnanca, kedy môže vzniknúť akútna potreba jeho zastúpenia počas tejto doby a vybavenia jeho elektronickej pošty.

Zamestnanci tvrdia, že je takáto kontrola zo strany zamestnávateľa chápaná zamestnancami ako neprimeraný zásah do ich súkromia. Je nepochybné, že listové tajomstvo, tajomstvo prepravovaných správ ako aj telekomunikačné tajomstvo dotvára osobnostnú sféru každého človeka a je súčasťou jeho súkromia.

Ústavou garantované právo na nedotknuteľnosť súkromia a súvisiace ustanovenia Občianskeho zákonníka zahŕňajú teda aj predmet telekomunikačného tajomstva, ktorým je aj obsah prenášaných informácií pri poskytovaní elektronických komunikačných služieb.

Môžu zamestnanci dôvodne očakávať v zamestnaní súkromie?

Samozrejme, výkon práce nie je možné považovať za súkromnú sféru človeka, avšak na druhej strane má aj v zamestnaní zamestnanec právo na súkromie. Hranice tohto súkromia na pracovisku sa musia posudzovať prísne individuálne. Ako už vo svojej judikatúre stanovil aj Európsky súd pre ľudské práva, podstatné pre posudzovanie miery súkromia na pracovisku je dôvodné očakávanie súkromia, a teda, pokiaľ z pokynov nadriadených pracovníkov, predpisov vzťahujúcich sa na prácu zamestnanca, zvyklostí na pracovisku a pod. nie je možné vyvodiť opak, platí, že zamestnanec môže dôvodne očakávať súkromie, čo platí aj pre oblasť komunikácie prostredníctvom elektronickej pošty.

Úřad pro ochranu osobních údajů Českej republiky sa ešte v roku 2003 vyjadril k uvedenej problematike monitorovania elektronickej pošty a ochrane súkromia a vo svojom vyjadrení uviedol, že práva zamestnanca musia byť v rovnováhe s legitímnymi právami a záujmami zamestnávateľa, najmä s právom zamestnávateľa vyžadovať efektívnu prácu zamestnanca a právom zamestnávateľa na ochranu svojich aktivít pred rizikom zodpovednosti, trestnou činnosťou osôb alebo škodou spôsobenou zamestnancom pri výkone práce. Stanovisko úradu sa opiera o Smernicu o súkromí v elektronických komunikáciách, ktorá považuje informácie uchovávané v koncovom zariadení užívateľa za súčasť súkromia užívateľa chránené Európskym dohovorom o ochrane ľudských práv a základných slobôd. Úrad pripúšťa, že zamestnávateľ by mohol prípadne len sledovať počet odoslaných a prijatých e-mailov u svojich zamestnancov a požadovať, aby svoje súkromné záležitosti v pracovnej dobe na pracovisku vybavovali len v primeranej a nevyhnutnej miere, nakoľko ani pracovno-právny vzťah neodstraňuje právo na primerané súkromie zamestnancov. O svojom zámere sledovať množstvo prijímaných a odosielaných e-mailov by však mal zamestnávateľ vopred svojich zamestnancov upovedomiť, najlepšie ešte pri vzniku pracovného vzťahu a zakotviť toto právo do príslušných pracovných podmienok. Na uvedený účel by mali existovať všeobecné pravidlá pre zamestnávateľa a zamestnanca, z ktorých by malo byť jasné, že obsah pošty je chránený a že vo vzťahu k nemu sa ctí listové tajomstvo ako aj ochrana osobných údajov. Ďalej úrad vo svojom stanovisku uvádza, že zamestnávateľ v žiadnom prípade nemôže sledovať obsah korešpondencie svojich zamestnancov, a teda ani korešpondencie v elektronickej podobe.

Právo na súkromie má zamestnanec aj na pracovisku

Napriek tomu, že predmetnému stanovisku možno vytýkať, že nerieši praktické problémy, venuje sa problematike len v teoretickej rovine, používa poväčšine nejednoznačné pojmy a neoddeľuje súkromnú a pracovnú elektronickú korešpondenciu na pracovisku, doporučuje dodržiavanie nasledovných zásad:

• Zamestnanec má právo na súkromie na pracovisku. Na tomto práve nič nemení ani skutočnosť, že zamestnanec požíva komunikačné, či iné zariadenia zamestnávateľa.
• Lokalita a vlastníctvo elektronického zariadenia nemôže vylúčiť právo na dôvernosť komunikácie a korešpondencie stanovené v Ústave a ďalších právnych predpisoch. Všeobecná zásada dôvernosti korešpondencie zahŕňa komunikáciu na pracovisku. Táto komunikácia zahŕňa aj elektronickú poštu (e-mail) a k nej pripojené súbory.
• Rešpektovanie súkromia tiež zahŕňa určitou mierou právo vytvárať a rozvíjať vzťahy medzi jedincami. Toto právo je, okrem iného, potrebné zohľadniť pri posúdení oprávnenia zamestnávateľa použiť metódy sledovania zamestnancov.
• Ako už bolo spomínané, hranice súkromia budú determinované dôvodným očakávaním súkromia zo strany zamestnanca a vyššie uvedené zásady budú smerodajné hlavne pri súkromnej elektronickej pošte a pokiaľ využívanie účtu elektronickej pošty nie je vnútornými predpismi zamestnávateľa vylúčené na súkromné používanie, resp. tak vyplýva z iných okolností.

Názory, podľa ktorých je možné monitorovať a kontrolovať obsah prijímanej a odosielanej korešpondencie zamestnanca, pokiaľ nie je jeho e-mailová adresa tvorená výslovne jeho menom, napr.: jan.kovac@export.sk, ale napríklad pracovným zaradením, napr.: odbyt@export.sk nie je taktiež možné považovať za absolútne správne, nakoľko z pracovného zaradenia konkrétneho zamestnanca môže vyplývať spojenie e-mailovej adresy len s touto osobou. Situácia je však odlišná, pokiaľ je umožnená manipulácia a používanie jedného e-mailového účtu, napr. odbyt@export.sk viacerým zamestnancom. Tu už by mohlo byť očakávanie súkromia nedôvodné.

Pracovná elektronická pošta

Pokiaľ by sme chceli dôjsť k definitívnemu vyriešeniu problematiky a k dosiahnutiu súladu práv a povinností ako zamestnávateľa, tak aj zamestnanca, je potrebné odlíšiť súkromnú elektronickú poštu od pošty pracovnej. Pri súkromnej elektronickej pošte je úmyslom odosielateľa jej doručenie konkrétnemu zamýšľanému adresátovi – zamestnancovi, pričom správa má súkromný obsah nesúvisiaci s pracovnou činnosťou zamestnávateľa, a tým aj zamestnanca.

Pracovná elektronická pošta je adresovaná zamestnávateľovi, nie je v úmysle odosielateľa jej doručenie konkrétnej fyzickej osobe – zamestnancovi, aj keď vždy bude predmetnú elektronickú poštu vybavovať poverený pracovník v mene zamestnávateľa. Obdobne to platí pri odosielaní, odosiela ju poverený pracovník v mene zamestnávateľa, nie vo svojom mene a obsah elektronickej pošty súvisí s predmetom činnosti zamestnávateľa. Komunikujúcimi osobami (pozri § 55 ods. 4 Zák. o elektronických komunikáciách) teda bude zamestnávateľ a tretia osoba (napr. klient). Kontrola, monitoring, resp. iný zásah do takejto pošty nie je možné považovať za zásah do súkromia a v zásade je prípustný, avšak o takejto aktivite zamestnávateľa, resp. ním poverených vedúcich pracovníkov by mal byť konkrétny zamestnanec vybavujúci elektronickú poštu uzrozumený, nakoľko v opačnom prípade by mohol dôvodne očakávať súkromie na zverenom účte elektronickej pošty.

Kumulácia súkromnej a pracovnej pošty na jednom účte

Dostávame sa tu však k problému, čo v prípade, ak zamestnávateľ umožní resp. nevylúči používanie e-mailového účtu aj na súkromné účely a na predmetnom účte sa kumulujú ako súkromné, tak aj pracovné emaily. Zamestnávateľ v danom prípade nemá právo na kontrolu pošty na tomto účte, z dôvodu, že zamestnanec dôvodne očakáva súkromie na tomto e-mailovom účte a nie je vylúčené, že by zamestnávateľ zasiahol aj do súkromnej sféry prečítaním súkromného e-mailu. V takomto prípade má prednosť ústavou garantované právo na nedotknuteľnosť súkromia a náväzne zákonný príkaz na zachovávanie telekomunikačného tajomstva. Neobstoja tu názory, že prednosť by mala mať tá skutočnosť, že zmyslom zriadenia e-mailovej schránky zamestnávateľom je v prvom rade výkon pracovných povinnosti, a teda ochrana súkromia je irelevantná. Poukazujem na to, že právo na ochranu súkromia platí aj v zamestnaní, samozrejme v intenciách jeho dôvodného očakávania.

Obdobne by to bolo v prípade, ak by síce zamestnávateľ vyslovil zákaz využívania e-mailového účtu na iné, ako pracovné účely, avšak o monitorovaní pracovnej elektronickej pošty zo strany zamestnávateľa by neexistovalo medzi zamestnávateľom a zamestnancom zmluvné dojednanie. Odkazujem na ustanovenie § 55 ods. 4 Zákona č. 610/2003 Z. z. o elektronických komunikáciách, prípadne § 7 ods. 1 Zákona č. 428/2002 Zb. o ochrane osobných údajov. Niektorí zamestnávatelia zakotvujú do svojich interných predpisov príkaz, aby zamestnanec používal prostriedky informačnej počítačovej siete, jej programové vybavenie a ostatné koncové zariadenia výhradne na plnenie pracovných úloh a povinností. Ako už bolo spomenuté, samotný príkaz nelegitimizuje zamestnávateľa ku kontrole obsahu e-mailového účtu a k vyvodzovaniu pracovnoprávnych následkov.

Súhlas zamestnanca s kontrolou účtu elektronickej pošty

Pokiaľ by zamestnávateľ chcel monitorovať prijímanú ako aj odosielanú pracovnú elektronickú poštu, na ktorej vybavovanie je poverený konkrétny zamestnanec, mal by už pri vzniku pracovného pomeru oboznámiť tohto zamestnanca preukazným spôsobom o využívaní e-mailového účtu výslovne na pracovné účely a zmluvne podchytiť jeho súhlas s kontrolou tohto účtu. V takomto prípade sa však tiež nedá vylúčiť napr. prijatie elektronickej pošty so súkromným obsahom, hlavne pokiaľ existuje spojitosť elektronickej adresy s konkrétnou osobou. Ani uvedený popísaný postup nelegitimizuje zamestnávateľovi čítanie e-mailu so súkromným obsahom a od tohto je povinný upustiť akonáhle zistí, že obsah e-mailu je súkromný. Pozri § 13 ods. 1 Občianskeho zákonníka.

Určitým čiastočným technickým riešením, ako zabrániť zamestnancom neprimerané využívanie alebo zneužívanie elektronickej pošty na súkromné účely je nastavenie blokovania odosielania a prijímania určitých typov súborov, napr. s príponami *.mpg, *.mp3, *.pps a podobne, podľa potrieb konkrétneho podniku, resp. centralizácia elektronickej pošty, ktorá však môže vyvolať vyššiu záťaž na administratívny aparát poverený vybavovaním celej elektronickej pošty podniku alebo jednotlivých oddelení.

Môže kontrolovať zamestnávateľ objem prenesených dát či počet e-mailov aj bez súhlasu zamestnanca?

Nedá sa jednoznačne nesúhlasiť so záverom, že aj bez súhlasu a vedomia zamestnanca by mohol zamestnávateľ kontrolovať objem prenesených dát (resp. počet prijatých a odoslaných e-mailov) a v prípade neprimeraného objemu správ, a náväzne pravdepodobne aj stráveného pracovného času by mohol požadovať od zamestnanca vysvetlenie. Úrad na ochranu osobných údajov ČR však vyslovil, že pokiaľ by zamestnávateľ chcel sledovať počet odosielaných alebo prijímaných e-mailových správ, mal by vopred aj na túto svoju činnosť zamestnancov upozorniť a zakotviť toto svoje „právo" aj do príslušných pracovných podmienok svojich zamestnancov. Samozrejme by to bolo prejavom vyššej právnej a morálnej kultúry zamestnávateľa a v konečnom dôsledku by to mohlo lepšie naplniť svoj účel, ktorým je obmedzenie neprimeraného využívania elektronickej pošty zo strany zamestnanca.

Čo skutočne naštartuje dobré pracovné výkony zamestnancov

Na záver by som považoval za potrebné uviesť, že kontrola elektronickej pošty zo strany zamestnávateľa môže vyvolať v zamestnaní atmosféru strachu a rozhodne neprispieva k zvýšeniu pracovnej pohody a dobrým pracovným výkonom zamestnancov. Skúsenosťami zo zahraničia, kde je stupeň informatizácie spoločnosti a prístup občanov a podnikom k moderným komunikačným sieťam a službám v rámci celosvetovej informačnej infraštruktúry podstatne vyšší, je preukázaný pozitívny vplyv možnosti využívania elektronickej pošty aj na súkromné účely, samozrejme v rozumnej miere, na zamestnancov.

Zamestnávateľ nemôže v žiadnom prípade zasahovať do ústavných práv zamestnanca, ktorý má právo na súkromie aj v zamestnaní.

Medzi zamestnancom a jeho zamestnávateľom musí existovať vzájomná dôvera, ktorej spochybňovanie môže mať na vzájomné vzťahy len negatívny vplyv. Merítkom riadneho vykonávania zverených pracovných úloh by mali byť preto hlavne pracovné výsledky. Ak teda zamestnávateľ má vedomosť o neprimeranom zneužívaní elektronickej pošty zamestnancom na súkromné účely, mal by sa zamerať skôr na kontrolu jeho pracovnej výkonnosti a z nej nedostatku prípadne vyvodzovať pracovnoprávne dôsledky.

Názory zamestnávateľov a zamestnancov na daný problém môžu byť radikálnejšie a odlišovať sa od právnych názorov vyslovených v tomto článku. Z pochopiteľných dôvodov nebolo možné v jednom článku vyčerpať všetky praktické problémy, ktoré môžu v súvislosti s elektronickou poštou zamestnancov vzniknúť. Definitívne vyriešenie problematiky by malo vzísť z pôdy Rady Európy a právne následky ustáli až neskoršia judikatúra.

Pre hlbšie štúdium problematiky odporúčame tiež pozrieť rozhodnutie ESĽP vo veci Copland proti Spojenému Kráľovstvu (KLIKNITE SEM)

Ilustračné foto: www.sxc.hu